Rundschreiben an Mitglieder

Datenschutz

Liebe Mitglieder der Mundart-Initiative,

auch als Verein sind wir verpflichtet die Regelungen der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen „Datenschutzgrundverordnung“ in der Vereinsarbeit zu beachten und umzusetzen.

Sie haben uns mit Ihrer Beitrittserklärung folgende persönliche Daten mitgeteilt:

Vor und Zuname, Titel

Straße und Hausnummer

Postleitzahl und Wohnort

Telefon- und/oder Mobilfunknummer

Ihre Mail-Adresse (soweit verfügbar und mitgeteilt)

Ihr Geburtsdatum (ist dem Verein nur von einer begrenzten Zahl an Mitgliedern bekannt.)

Ihre Bankverbindung zwecks jährlichem Einzug des Mitgliedsbeitrags (einige Mitglieder überweisen den Beitrag

Diese Daten sind vom Verein in Form der Beitrittsformulare archiviert und digital in Mitgliederlisten erfasst. Zugriff zu diesen Unterlagen haben ausschließlich der Vorsitzende und der Kassierer, nicht der Gesamt-Vorstand. Dritte haben keinerlei Zugriff auf diese Daten. Die entsprechenden Dateien sind wie vorgeschrieben passwort-geschützt.

Jedes Mitglied hat das Recht seine beim Verein gespeicherten Daten einzusehen.

Zu diesem Zweck kann jedes Mitglied die für die Verarbeitung und Nutzung der Daten zuständigen Vorstandsmitglieder Gerhard Schommers (Im Bungert 3, Telefon 06542 22285) und Oswald Gietzen (Klosterkammerstr. 56, Telefon 06542 22620) beide wohnhaft in 56858 St. Aldegund, ansprechen.

Die personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, Mail-Adresse nutzt der Verein zur Kommunikation mit den Mitgliedern. Unsere Mitglieder sollen und müssen über alle Aktivitäten des Vereins ausführlich informiert werden.

Der Verein gibt seit 2013 die Vereinszeitung „Mir Plattschwätzer“ heraus. Der Versand der Zeitung erfolgt an die beim Verein gespeicherten Anschriften unserer Mitglieder.

Der Verein betreibt die Homepage www.mir-schwaetze-platt.de. Auf dieser Homepage erscheinen keine personenbezogenen Daten unserer Mitglieder.

Die in der Vereins-Zeitung veröffentlichten Berichte sind mit den Namen der Verfasser gezeichnet. Zum Teil enthalten die Berichte die Namen und Wohnorte der Aktiven z.B. bei Mundart-Nachmittagen.  In der Regel werden die Berichte mit Fotos ergänzt, meist in Form von Gruppenfotos der jeweils Aktiven. Die Dateien der Vereinszeitungen sind auch auf der Homepage einsehbar. Diese Berichte mit Fotos erscheinen auch in der regionalen Presse.

Nun schreibt die Datenschutzgrundverordnung vor dass die Nutzung der personenbezogenen Daten und die Veröffentlichung von Fotos von jedem einzelnen Mitglied schriftlich genehmigt werden muss.

Für Neu-Mitglieder werden wir die notwendigen Erklärungen zum Datenschutz und die Einwilligungserklärung in unser „Beitrittsformular“ aufnehmen. Von unseren langjährigen Mitgliedern müssen wir leider die Einverständniserklärung für die vorstehend beschriebene Verwendung von Daten und Fotos einholen. Es genügt nicht zu sagen: Stillschweigen bedeutet Zustimmung. Wir müssen im Falle einer Prüfung oder Anzeige die schriftliche und persönlich unterschriebene Einverständniserklärung jedes einzelnen Mitgliedes vorlegen können.

Deshalb fügen wir diesem Schreiben ein Formblatt „Einverständniserklärung“ bei und bitten Sie, dieses Formblatt unterschrieben an uns zurück zu senden. Sollten Sie mit der Verwendung Ihrer persönlichen Daten wie oben beschrieben und mit der Veröffentlichung von Fotos auf denen Sie abgebildet sind nicht einverstanden sein bitten wir Sie, uns dies mitzuteilen. Wir werden uns an Ihre Anweisungen halten.

Die Umsetzung der Datenschutz-Richtlinien ist für die Vereinsführung mit sehr viel Arbeit verbunden. Bitte erleichtern Sie uns diese Arbeit indem Sie die Einverständniserklärung baldmöglichst zurücksenden oder uns Anweisung geben wie wir mit Ihren persönlichen Daten umzugehen haben.

Mit freundlichen Grüßen
Gerhard Schommers, Vorsitzender
für den Gesamt-Vorstand